De bedrijfsondersteuning strekt zich uit over de vakgebieden Documentaire en Facilitaire Dienstverlening, Bestuurlijk Juridische Zaken, Personeel en Organisatie, Financiën en Informatisering en Automatisering. Al deze vakgebieden zijn belangrijk en noodzakelijk voor een goed functionerende organisatie. In dit collegeprogramma hebben we extra aandacht voor de capaciteit, de financiële situatie en ICT.
De bedrijfsvoering van onze organisatie staat of valt met onze personele capaciteit (zowel kwantitatief als kwalitatief). De krappe arbeidsmarkt is hierbij een uitdaging. Vacatures staan lang open en het aantal moeilijk vervulbare vacatures neemt toe. Dit is niet alleen een Nieuwkoops probleem: alle gemeenten vissen in dezelfde vijver. Dit zorgt ervoor dat het langer duurt voordat vacatures zijn vervuld. Dit kan leiden tot een stijging van de kosten van inhuur van derden. Vanwege de krappe arbeidsmarkt is het op dit moment zelfs lastig tijdelijke capaciteit in te huren.
Overheidsinformatie is in beginsel openbaar. Dit is een nieuw uitgangspunt van de Wet Open Overheid. Dit zorgt ervoor dat onze inwoners toegang krijgen tot veel overheidsinformatie. Wij worden daardoor toegankelijker en transparanter voor onze inwoners. Vanuit deze wet wordt de komende jaren steeds meer soorten overheidsinformatie actief openbaar gemaakt. Dit vraagt aanpassing van werkprocessen en systemen en capaciteit van alle afdelingen.
Financiën
Nieuwkoop is een financieel gezonde gemeente, al zijn de marges krap. Gezien onze ambities werken we in de uitvoering van projecten kaderstellend We sturen scherp op kostenbeheersing. Zeker vanaf 2026 wordt de financiële situatie substantieel slechter, doordat de bijdrage vanuit het Rijk naar verwachting fors minder wordt. We ondersteunen de VNG in haar lobby richting het Rijk om snel duidelijkheid te geven over de financiële situatie.
Als de financiële situatie daarom vraagt, inventariseren we hoe we kosten kunnen besparen binnen de organisatie of door andere keuzes te maken in projecten, bijvoorbeeld in prioritering of fasering. Het uitgangspunt is geen lastenverzwaring voor onze samenleving, naast inflatiecorrecties. Een ander belangrijk onderdeel onder bedrijfsondersteuning zijn de ICT-systemen. Het beveiligen en actualiseren van deze systemen is een doorlopend traject.
Wat willen we bereiken?
Wij blijven een financieel gezonde organisatie, zonder in te boeten op de benodigde investeringen die de maatschappelijke opgaven vragen en zonder de lasten te verhogen richting de samenleving. De werkorganisatie werkt efficiënt en effectief. Onze ICT-systemen zijn dusdanig ingericht en beveiligd dat inwoners terecht op ons kunnen vertrouwen dat privacygevoelige informatie veilig is.
Wat gaan we er voor doen?
Doorontwikkeling zaakgericht werken
Zaakgericht werken helpt ons om onze dienstverlening en onze bedrijfsvoering te verbeteren. Wij zetten zaakgericht werken in om:
- de dienstverlening te verbeteren
- de informatievoorziening te verbeteren door toegankelijke dossiers
- de bedrijfsvoering te optimaliseren door uniforme processen
Door de stand van zaken van digitale aanvragen te volgen via ‘mijnoverheid.nl’ verbetert onze dienstverlening aan de inwoners.
Datagericht werken
Naast het verder digitaliseren van de systemen, zetten we ook in op datagericht werken. Door data te verzamelen en juist te interpreteren, is het mogelijk om trends en ontwikkelingen te signaleren en hierop gericht beleid te voeren. Het verzamelen, ordenen, ophogen van de kwaliteit en de borging van gegevens vormt een forse opgave voor de organisatie, zowel op het gebied van capaciteit, kwaliteit (kennis en kunde) en financieel. Dit vraagt om meer specialistische kennis dan wij nu in huis hebben.Voorbeelden hiervan zijn databasebeheer en gegevensanalyse. De toenemende digitalisering vraagt ook om een investering in de kwaliteit van het functioneel beheer. In 2023 doen wij een eenmalige investering om in beeld te brengen welke activiteiten en middelen nodig zijn om datagericht werken structureel in te bedden in onze organisatie.
Vereenvoudiging Planning & Control cyclus (P&C)
In het tweede halfjaar van 2022 wordt met de auditcommissie een vereenvoudigde P&C cyclus uitgewerkt. Het resultaat leggen we nog dit jaar aan de raad voor. Bij voorkeur als onderdeel van de geactualiseerde financiële verordening, of afzonderlijk als dit niet haalbaar blijkt. Het doel is (onnodige) drukte te voorkomen voor het college, gemeenteraad en ambtelijke organisatie door:
- het aantal documenten te beperken en
- uitsluitend te focussen op de informatie die de raad nodig heeft voor zijn kaderstellende of controlerende taak, passend bij het betreffende document.
Dit kan tot gevolg hebben dat het college vaker ad-hoc informatie naar de gemeenteraad stuurt. Deze en andere positieve of nadelige consequenties nemen we mee bij de uitwerking . Als een actualisatie van een beheerplan niet het inhoudelijke kader wijzigt, leggen we de actualisatie niet meer afzonderlijk voor aan de raad. De gevolgen van de actualisatie op de planning en financiële middelen, worden meegenomen in de P&C documenten.
Financiële verordening
We actualiseren de Financiële verordening, indien mogelijk nog 2022. Hierbij gaan we door op het ingezette voortraject door de auditcommissie in de vorige collegeperiode.